Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle ?
par Nathalie Lechay | février 2023
Les assistantes virtuelles sont des prestataires de service indispensables pour les entreprises et les indépendants qui cherchent à améliorer leur productivité tout en réduisant les coûts. Elles prennent en charge les tâches administratives fastidieuses en les réalisant de manière efficace et rapide.
Mais qu’est-ce qu’une assistante virtuelle concrètement et en quoi consiste ce métier ?
Est-ce qu’il faut se former avant d’exercer ?
Quelles sont les compétences de base indispensables pour réussir ?
Je réponds à toutes vos interrogations dans cet article.
Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle ?
Une assistante virtuelle, encore appelée virtual assistant (VA) est une freelance (travailleur indépendant) en charge de missions que des entrepreneurs lui délèguent, elle travaille principalement à distance.
Elle accompagne ses clients dans le développement de leurs projets afin d’accroître leur productivité et d’augmenter leurs résultats de manière efficiente.
Si son travail se fait à distance, la relation professionnelle et humaine entre l’assistante virtuelle et son client est bien réelle.
L’assistante virtuelle permet aux entrepreneurs débordés de gagner du temps, de structurer leur activité et de se concentrer sur leurs domaines de compétences.
Elle joue un rôle important dans la gestion des tâches confiées, qu’elles soient récurrentes ou spécifiques. Surtout, c’est bien souvent l’assistante qui va permettre aux entrepreneurs de prendre des congés tout en maintenant un minimum d’activité de l’entreprise.
Si ce métier vous tente, je vous conseille de choisir des clients avec qui vous partagez la même vision, les mêmes valeurs pour que la collaboration s’effectue dans les meilleures conditions.
Quelles sont les missions d’une assistante virtuelle ?
Les missions confiées à une assistante virtuelle sont variées et dépendent surtout des besoins de l’entreprise qu’elle accompagne.
C’est notamment cette polyvalence ce qui fait la particularité et l’attractivité de ce métier.
Cependant, l’assistante virtuelle s’occupe plus généralement de la partie administrative, du webmarketing, de la rédaction web, du community management, de la préparation à la comptabilité, etc.
Quelques exemples de tâches confiées à une assistante :
- Gestion des boîtes mails et filtrage d’e-mails ;
- Devis, facturation, suivi des paiements ;
- Mise à jour des contacts au sein des CRM ;
- Prise de rendez-vous et gestion d’agendas ;
- Gestion des réseaux sociaux ;
- Automatisation des process ;
- Structuration de l’activité ;
- Etc.
Comment se lancer en tant qu’assistante virtuelle ?
Le métier d’assistance virtuelle, encore peu connu du grand public, ne dispose pas encore d’un diplôme certifiant.
Cependant, il existe de nombreuses formations en ligne pouvant vous permettre de monter en compétences dans ce domaine, comme la formation Virtu’Elles Assist qui, par son programme complet, vous permettra de vous lancer comme assistante virtuelle en 3 mois.
Suivre une formation offre plusieurs avantages :
- Gagner en compétences et en expérience ;
- Ne pas être seule au moment de son lancement ;
- Apprendre plus rapidement les bons outils et les bonnes pratiques ;
- Rejoindre un réseau qui permet d’accéder à des opportunités de missions ;
- Oser se lancer en confiance.
Posez-vous cette question :
➡️ Êtes-vous vraiment faite pour ce métier ?
Je suis transparente sur les inconvénients, ça reste une aventure entrepreneuriale donc avec l’insécurité financière que cela implique, il faut en avoir conscience et être prête à supporter cette pression.
Cependant, avec une bonne organisation et la maîtrise de la relation clients, vous pourrez gérer plus facilement cette contrainte
Les compétences indispensables
L’assistance virtuelle maîtrise des compétences spécifiques, même si le socle de base est assez similaire à celle d’une assistante administrative.
Sans surprise, la maîtrise de l’informatique est capitale puisque votre PC sera votre principal outil de votre travail.
Des compétences administratives et commerciales sont fondamentales pour une bonne assistante virtuelle.
Des softskills sont également indispensables pour exercer ce métier :
- sens de l’organisation ;
- gestion du temps ;
- sens du détail ;
- réflexion stratégique ;
- une auto-motivation assez solide pour ne citer que ceux-là.
L’une des qualités attendues également d’une assistante est sans doute sa qualité humaine, son intégrité qui lui permet d’avoir une relation de confiance avec l’entrepreneur qu’elle accompagne.
Être assistante virtuelle, c’’est également avoir un grand sens de la créativité pour imaginer des solutions aux problèmes que peuvent rencontrer les entrepreneurs avec qui elle collabore.
Une assistante doit être proactive avec des connaissances en matière de gestion de projets, gestion des médias sociaux, de programmation d’événements, de prise de rendez-vous, d’analyse de données et bien d’autres.
Les prestations proposées sont infinies mais doivent correspondre à ce que vous, vous souhaitez faire.
Peut-on vivre du métier d'assistante virtuelle ?
La première question qui vous vient en tête à ce stade de la lecture de cet article, est de vous demander s’il est possible de vivre du métier d’assistante virtuelle ?
Déjà, c’est une question saine, qui prouve que vous avez la tête sur les épaules et qui montre votre réflexion.
La réponse est oui, seulement, cela dépendra de vous, car il faut de l’envie, une auto-motivation et un besoin constant d’apprendre de nouvelles choses.
Il faut être vraiment passionnée par ce métier et que votre motivation soit le moteur de votre activité.
Oui, être assistante virtuelle vous donnera de la liberté et vous permettra de faire ce que vous aimez vraiment.
Vous pourrez travailler depuis chez vous de manière flexible, où de n’importe quel autre endroit dès lors que vous aurez une connexion internet.
Vous pourrez fixer vos propres horaires et avoir du temps pour vous et pour votre famille.
Cependant, je vous conseille de bien prendre en compte certains paramètres contraignants avant de vous lancer.
Je sais que la tendance est d’essayer de faire croire que c’est facile de réussir en tant qu’assistante, mais certains ne vous parlent pas des inconvénients.
L’assistanat virtuel demande de l’organisation, de la curiosité, de la capacité d’écoute et de la rigueur.
Plus généralement, l’entrepreneuriat va vous demander de la patience, de la persévérance, du travail et le courage de passer à l’action.
Ce sont ces valeurs propres, avec de la motivation qui vous feront réussir dans ce métier.
De nombreuses femmes sont à la recherche d’un travail en ligne afin de pouvoir concilier leur vie personnelle tout en exerçant un métier qui a du sens et qui leur procure des revenus suffisants.
Le métier d’assistante virtuelle correspond bien à ce choix de vie, et je suis convaincue de son fort potentiel.
Ce métier en pleine expansion apporte une véritable aide aux entreprises quelle que soit leur taille.
L’assistanat virtuel est un métier polyvalent et qui nécessite donc des compétences diversifiées.
L’important n’est pas d’être assistante virtuelle, mais de prendre un réel plaisir à exercer ce métier afin de pouvoir en vivre.
Vous avez envie d'en savoir plus ?
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